حسابهای دریافتی – اسناد دریافتی

بدلیل این که معاملات فروش حساب دریافتی از مشتریان به طور کامل با یکدیگر مربوط می­باشد . توصیف هدفها و روشهای حسابرسی به طور یکجا مفیدتر می­باشد .

چرخه فروش شامل دریافت سفارش از مشتریان – ارسال کالا و صورتحساب برای آنها وصول حساب دریافتی که شامل دریافتی از مشتریان هم حساب دریافتی و هم هرگونه اسناد و دریافتی است

دریافتیها

1- منشا و ماهیت  حسابهای دریافتی

حساب دریافتی نه تنها شامل مطالبات بلکه شامل انواع مختلف مطالبات مثل وام به مدیران و کارکنان و ...... می­باشد که مانده آن مبلغ هنگفتی و باید به خالص ارزش بازیافتنی در تراز نامه گزارش شود حسابرسان به چگونگی ارائه و افشای مربوط به       وام­های پرداختی به اعضای هیئت مدیره ، مدیران از اجرائی و شرکتهای وابسته توجه مخصوص دارند و افشای کامل معاملات بدون ویژگی­های معاملات عادی و حقیقی یک اصل اساسی و ارائه صورت­های مالی است .

منشا و ماهیت اسناد دریافتی

اسناد و دریافتی معمولاً در معاملات عمده به کار می­رود همچنین اسناد دریافتی معمولاً مهمترین دارائی بانکها و موسسات مالی است .

هدفهای حسابرسان از رسیدگی به دریافتیها

1- کفایت سیستم کنترل داخلی دریافتیها

2- اعتبار دریافتیهای ثبت شده

3- ثبت دفاتربودن تمام دریافتیها

4- صحت محاسبات ریاضی مدارک و جداول دریافتی و تطبیق آنها با حساب های  دفتر کل

5- نزدیک بودن ارزشیابی دریافتی­ها با ارزش­های قابل بازیافت آنها

6- کفایت افشا چگونگی ارائه دریافتیها

حسابرسان همزمان با حسابرسی دریافتیها ، شواهد مربوط به مبالغ ثبت شده بابت درآمد فروش و درآمد بهره مربوط به دریافتیها را نیز بدست می­آورند .

هدف تعیین اعتبار دریافتیهای ثبت شده

1- تعیین واقعی بدون مطالبات از مشتریان

2- تعیین رعایت یا عدم رعایت اصول پذیرفته شده حسابداری در ایجاد دریافتیها برآورد می­شود.

ارزشیابی صحیح

پنجمین هدف است ، مستلزم آن است که دریافتیها به خالص ارزش بازیافتی مورد انتظار در دفاتر ثبت شود .

تجزیه و تحلیل ذخیره مطالبات مشکوک الوصول و هزنیه مطالبات سوخت شده است

آخرین هدف تعیین کفایت افشاء و چگونگی ارائه در صورتهای مالی است

کنترل­های داخلی معاملات  فروش و حسابهای دریافتنی :

مبنای بحث در اینجا فعالیت­های فروش در شرکتهای تولیدی است

تفکیک وظایف شامل : 1- تهیه سفارش فروش 2- تصویب اعتبار مشتری 3- صدور کالا از انبار 4- حمل و ارسال کالا      5- تهیه صورتحساب  6- کنترل فاکتورهای فروش  7- نگهداری حسابهای کنترل در دفاتر  8- نگهداری حسابهای معین بدهکاران  9- تصویب برگشت از فروش  10- صدور مجوز حذف مطالبات سوخت شده

کنترل سفارش مشتریان : که مستلزم روشهای اجرایی مناسب است تا از اشتباهات زیانبار پیشگیری شود .

تصویب اعتبار مشتری : دایره اعتبار باید قبل از هرگونه اقدام روی سفارشهای فروش ، وضعیت اعتبار مشتری را تعیین کند .

صدور کالا از انبار : معمولاً در شرکت­های تولیدی انباری برای کالای ساخته شده وجود دارد که زیرنظر انباردار اداره می­شود اما مدارک ثبت دایمی موجودی کالای ساخته شده در دایره حسابداری نگهداری می­شود نه در انبار

حمل و ارسال کالا : دایره حمل کالا پس از دریافت کالا از انبار آنرا توسط راه آهن – هواپیما – کشتی یا کامیون برای مشتری ارسال می­کند و مدارکی مثل بارنامه و ..... در دفاتر ثبت می­شود .

تهیه صورتحساب : صورتحساب یعنی مبلغی که مشتری باید بابت کالا یا خدمات پرداخت کند که با ارسال فاکتور برای مشتری صورت می­گیرد .

وظایف بخش تهیه صورتحساب : 1- کنترل شماره ترتیب مدارک حمل 2- مقایسه مدارک حمل با سفارش فروش 3- ثبت اطلاعات مربوط  از این مدارک در فاکتور فروش 4- ثبت قیمت و تخفیف  5- انجام محاسبات لازم و جمع مبلغ فروش 6- تهیه صورت خلاصه از صورت حسابهای صادر شده

وصول مطالبات :

دریافتهای شرکتهای تنولیدی یا عمده فروشی­ها توسط چک و نامه­های همراه آن وصول می­شود که چکها را حسابدار نزد بانک برده و نامه مربوطه را به مرکز رایانه جهت ثبت می­فرستد.

جمع ستون  حسابهای دریافتی در پایان هر روز یا ( فواصل زمانی دیگر ) به حساب کنترل بدهکاران منتقل می­شود .

* جدول سنی بدهکاران باید به طور مرتب و منظم تهیه شود تا دایره اعتبارات بتوان برای وصول ان برنامه ریزی کند ، جهنت این کار حساب بدهکاران توسط چند کارمند مستقل انجام می­شود تا از وجود هرگونه اشتباه مطلع شوند .

* مطالباتی که توسط دایرۀ اعتبارات و با تائید مدیریت غیرقابل وصول شناسایی می­شوند باید از حسابها حذف شود . لازم به ذکر در صورت حذف این حسابها باید نامه ارسالی و صورت حساب جهت پرداخت بدهی ادامه پیدا کند چرا که ممکن است در صورت وصول این مطالبات توسط کارمند برداشت شود .

* کنترل داخلی اسناد دریافتی

1- عدم دسترسی مسئول نگهداری اسناد دریافتی به وجوه نقد و اسناد عمومی حسابداری .

2- صدور مجوز کیفی برای قبول یا تمدید اسناد دریافتی توسط مسئول نگهداری اسناد .

3-  حذف اسناد واخواست شده با مجوز کتبی یک مقام مسئول و پیگیری این گونه اسناد .

تهیه گزارش­های ماهانه که معاملات اسناد دریافتی طی ماه و جزییات اسناد موجود در پایان ماه را نشان دهد در بیشتر شرکت­ها سبب تقویت کنترل­های داخلی اسناد دریافتنی می­شود.

سیستم کنترل داخلی و کامپیوتر

سیستم کامپیوتری امکان کنترل اعتبار مشتری ، ثبت معاملات فروش تهیه فاکتورهای فروش ، به هنگام کردن حساب بدهکاران بطور همزمان را فراهم می­آورد و امکان اشتباهات مکانیکی از بین می­رود .

* کاربرگ حسابرسی دریافتیها و فروش

حسابرسان کاربرگ زیر را از صاحبکار دریافت و یا تهیه می­کنند :

1- جدول سنی بدهکاران

2- تجزیه و تحلیل سایر حساب­های دریافتنی

3- تجزیه و تحلیل اسناد دریافتنی و ذخیره مطالبات و اسناد مشکوک الوصول

* برنامه حسابرسی دریافتنی ها و معاملات فروش

شامل روش­های حسابرسی زیر :

الف ) سیستم کنترل داخلی دریافتنی ها و فروش را ارزیابی کنید :

1) شناخت کافی از سیستم کنترل داخلی بدست آورید

2) خطر کنترل را تعیین و آزمون­های اضافی کنترل­ها را طراحی کنید .

3) نمونه­ای از مدارک حمل وارسال کالا را با فاکتورهای فروش مقایسه کنید .

ب) آزمون­های محتوا دریافتی و معاملات فروش را اجرا کنید :

1) صورت تجزیه و تحلیل اسناد دریافتنی و بهره­های مربوط را از صاحبکار دریافت کنید 

2) تأییدیه بدهکاران را دریافت کنید

3) انقطاع معاملات فروش را در پایان سال بررسی کنید

4) اسناد و حساب­های دریافتنی را از اشخاص وابسته بطور کامل رسیدگی کنید .

1) شناخت کافی از سیستم کنترل داخلی کسب کنید

حسابرسان می­توانند ارزیابی سیستم کنترل داخلی دریافتنی­ها و فروشها را با شرح نوشته سیستم ، ترسیم نمودگر سیستم یا با استفاده از پرسشنامه کنترل­های داخلی آغاز کنند . پرسشنامه کنترل­های داخلی ابزاری است برای تشخیص موارد نیازمند پی جویی ، نه پرسشهایی که تنها باید آری یا خیر به آنها پاسخ داده

 2)خطر کنترل را تعیین و آزمون­های اضافی کنترل ها را طراحی کنید که نتیجه آزمونها نشان دهد که کنترل­های مربوط ، طرحی و به گونه­ای موثر اعمال می­شود .

 3 ) آزمونهای اضافی کنترل­ها را اجرا کنید

حسابرسان جنبه­های عمده نمونه­ای از معاملات فروش را رسیدگی می­کنند تا از اعمال واقعی کنترل­های داخلی موجود در نمودگر سیستم در عملیات روزمره شرکت اطمینان یابند اندازه نمونه و معاملاتی که باید در آن گنجانده شود می­تواند با تکنیهای نمونه­گیری آماری یا غیرآماری ( قضاوتی ) تعیین گردد . حسابرسان اغلب از برنامه­های عمومی حسابرسی برای انتخاب معاملاتی که باید  نمونه منظور شود . استفاده می­کنند . بازبینی ( اثبات ) معاملات فروش انتخابی برای آزمون می­تواند با مقایسه سفارش خرید مشتری ، سفارش فروش صاحبکار نسخه­ای از فاکتور فروش با یکدیگر آغاز شود . مشخصات و تعداد اقلام موجود در این سه مدرک به مدارک حمل کالا ردیابی می­گردد . امضای مدیر فروش به عنوان تصویب اعتباری مشتری باید روی سفارش فروش وجود داشته باشد . صحت محاسبات ریاضی هر فاکتور فروش موجود در نمونه باید امتحان شود.علاوه بر این تاریخ هرفاکتور فروش باید از تاریخ ( الف ) مدارک حمل، کالا و ( ب ) ثبت در معین بدهکاران مقایسه گردد . مقایسه بازنامه­ها با فاکتورهای فروش مربوط نیز آزمون دیگری است برای تأیید اعتبار فاکتورها . حسابرسان پس از اثبات درستی هر فاکتور – فروش آن را به روزنامه فروش ردیابی می­کنند جمع­های روزنامه فروش امتحان و سپس  به حساب فروش در دفتر کل ردیابی می­شود . بطور خلاصه فرآیند این آزمون عبارت است از ردیابی هر معامله انتخابی در سیستم موجود از لحظه دریافت سفارش خرید مشتری تا حمل کالا برای وی و وصول بعدی حسابهنای دریافتنی . حسابرسان هنگام آزمون معاملات فروش باید مراقب کالاهای ارسالی بطور امانی باشند که جزء فروش­ها منظور شده باشد . وجود حسابهای بدهکاران با مبالغ بدهکار هنگفت و بستانکارهای متعدد با مبالغ کوچک در معین بدهکاران نشانه­ای است از حمل کالا بطور امانی و دریافت مبالغ پس از هر فروش کالا که توسط حق العمل کاری صورت گرفته است . گاه یاداشتهایی چون کالای امانی یا فروش یا برگشت نیز روی  فاکتورهای فروش یا در مقابل اقلام بدهکار حساب در دفتر معین یافت می­شود که نشانه­ای از ارسال کالا بطور امانی ما نه فروش قطعی است .

وجود یک سیاست روشن برای اعطای تخفیفات نقدی فروش عنصری ضروری برای سیستم کنترل داخلی معاملات فروش است . مقایسه نسبت تخفیفات نقدی به خالص فروش نسیه از دوره­ای به دوره دیگر نیز اقدام مفیدی است که می­توانند اختلافات فاحش را آشکار سازد .

ب) نمونه­ای از مدارک حمل و ارسال کالا را با فاکتور فروش مربوط مقایسه کنید ک

حسابرسان برای حصول اطمینان از صورت حساب شدن تمام کالاهای حمل شده باید نمونه­ای از مدارک حمل شده صادر شده طی سال را دریافت و با فاکتورهای فروش مربوط مقایسه کنند چنان چه این کنترل اعمال نشود از بین رفتن عمدی با سهوی مدارک حمل پیش از تنظیم فاکتور فروش می­تواند کشف نشده باقی بماند .

پ ) چگونگی استفاده و صدور مجوز اعلامیه­های بستانکار را بررسی کنید .

حسابرساهن باید قیمت­ها ، مبالغ و جمع اعلامیه­ها را کنترل و نقل از روزنامه برگشتیهای فروش یا سایر دفاتر و مدارک حسابداری به حساب­های معین بدهکاران را ردیابی کنند .

ب : آزمون­های محتوا

الف ) جدول سنی بدهکاران تجاری را از صاحبکار دریافت و با دفاتر کل مغایرت کنید

عمر بدهکاران و برآورد زیان­های احتمالی را نشان می­دهد و حدود مناسب این بررسی و کنترل را میزان کفایت سیستم کنترل داخلی دریافتنی­ها تعیین می­کند

ب ) تأییدیه بدهکاران را دریافت کنید

مکاتبه مستقیم با بدهکاران اساسی ترین و موثرترین اقدام برای اثبات حساب ها و اسناد دریافتنی است حسابرسان با تأیید یک حساب دریافتنی ثابت می­کنند که مشتری مربوط واقعاً وجود دارد و یکی از جنبه­های مهم تأییدیه حساب­ها تعیین درستی آدرس بدهکاران است

* درخواست تأییدیه مثبت و منفی

تأییدیه مثبت عبارت است از ارسال درخواست کتبی برای بدهکار که درستی مبلغ مندرج در ان را بطور مستقیم به حسابرسان اعلام دارد و از بدهکاران می­خواهد که درستی یا نادرستی مبلغ مندرج در آن مشخص شود

تأییدیه منفی شامل درخواست کتبی از بدهکاران که تنها در صورت عدم مطابقت بدهی آنان با مبلغ مندرج در آن باید پاسخ دهند و گاه گفته می­شود که بهترین دلیل برای اعتبار حساب­های دریافتنی وصول آن­ها در طول مدت رسیدگی حسابرسان است .

ج ) انقطاع معاملات فروش در پایان سال را بررسی کنید

حسابرسان برای حصول اطمینان از درستی انقطاع مدارک فروش اعم از عمدی و سهوی باید فروش­های ثبت شده در چند روز قبل وبعد از تاریخ تراز نامه را با نسخه­ای از فاکتورهای فروش و مدارک حمل آن­ها مقایسه کنند .
گاه برای حساب آرایی صورت­های مالی ، فروش­های واهی وحمل کالاهایی قبل از موعد و در تاریخ­های نزدیک به پایان سال در دفاتر ثبت می­شود.

د ) درآمد بهره اسناد دریافتنی و بهره­های دریافتنی را بازبینی کنید

موثرترین کاری که حسابرسان می­توانند برای اثبات درستی درآمد بهره انجام دهند محاسبه مستقل درآمد بهره اسناد دریافتنی در طول سال مورد رسیدگی است کاربرگ تجزیه و تحلیل اسناد دریافتنی باید نرخ بهره و تاریخ صدور هریک از اسناد را مشخص کنند

در کاربرگ مربوط به آن­ 4 ستون وجود دارد که شامل

الف ) بهره دریافتنی در ابتدای سال

ب) بهره کسب شده طی سال

ج) بهره دریافتنی طی سال

د) بهره دریافتنی پایان سال

ه ) کفایت ذخیره مطالبات مشکوک الوصول را تعیین کنید

دریافتنی­ها باید به خالص ارزش بازیافتنی یعنی ارزش دریافتنی­ها طبق حساب­های دفتر کل منهای ذخیره کافی بابت حساب ها و اسناد دریافتنی مشکوک الوصول در صورت­های مزبور منعکس شود .

بهترین شواهدی که حسابرسان می­توانند درباره قابلیت وصول حساب­ها و اسناد دریافتنی کسب کنند پرداخت کامل بدهی توسط مشتریان در تاریخی پس از تاریخ ترازنامه است

و) دریافتنی­های گروگذارده شده را تعیین کنید

تأییدیه بانک می­تواند شواهد مربوط به گرو بدون حساب­ها و اسناد دریافتنی را فراهم آورد زیرا درخواست تأییدیه حاوی استعلام درباره وثایق وام­های بانکی نیز می­باشد

ز) اسناد و حساب­های دریافتنی از اشخاص وابسته را بطور کامل رسیدگی کنید

حسابرسان در مورد افشای معاملاتی که مدیریت با شرکت انجام می­دهد در برابر سهامداران اعتبار دهندگان و دیگرانی که به صورت­های مالی حسابرسی شده اتکا می­کنند مسئولیت دارند

حسابرسی ضمنی دریافتنی ها و فروش

در مواردی که حسابرسی ضمنی دریافتنی­ها و فروش می­تواند انجام گرفته باشد کارحسابرسی نهایی می­تواند به مقدار قابل ملاحظه­ای کاهش یابد

کار حسابرسی نهایی شامل دریافت جدول سنی بدهکاران به تاریخ ترازنامه دریافت تأییدیه از بدهکاران با مانده بزرگ و پی جویی متداول انقطاع فروش و دریافت های نقدی در پایان سال است .